Giới thiệu
Zalo-X Assistant là trợ lý thông minh giúp tự động hóa việc ghi chép, theo dõi và nhắc nhở task (công việc) thông qua các đoạn hội thoại hàng ngày của team. Mọi dữ liệu sẽ được AI tự động đồng bộ lên hệ thống Zalo-X Assistant.1. Giao việc và Tiếp nhận
Bạn không cần mở ứng dụng quản lý phức tạp, chỉ cần nhắn tin trực tiếp vào nhóm Zalo.Cách giao việc
Quản lý chỉ cần nhắn tin có tên người thực hiện (@mention), nội dung việc và hạn chót:@Tên_Nhân_Viên + Nội dung công việc + Hạn chót
Ví dụ:
“@Anh A Gửi báo giá cho khách hàng giúp anh, hạn chót 5 giờ chiều nay”AI phản hồi: AI sẽ tạo task trên hệ thống Zalo-X Assistant (trạng thái: Chờ xử lý) và xác nhận lại trong nhóm.
Cách nhận việc
Nhân viên phản hồi với ý định đồng ý nhận việc. Ví dụ:“Dạ ok anh”, “Em nhận task ạ”AI phản hồi: Tự động chuyển trạng thái task thành Đã giao.
2. Cập nhật trạng thái và Hoàn thành
Khi công việc đã xong, nhân viên chỉ cần thông báo bằng ngôn ngữ tự nhiên.Cách báo cáo
Nhắn tin xác nhận đã làm xong. Ví dụ:“Em xong task gửi báo giá rồi ạ” hoặc “Task báo giá đã hoàn thành”AI phản hồi: AI nhận diện ý định và cập nhật trạng thái thành Hoàn thành trên hệ thống Zalo-X Assistant, đồng thời gửi tin nhắn xác nhận vào nhóm.
3. Điều chỉnh Task
AI hỗ trợ linh hoạt các thay đổi phát sinh trong quá trình làm việc.Dời Deadline
Nhân viên yêu cầu:“Em xin dời deadline task [Tên task] sang [Thời gian mới]”Quản lý phê duyệt: Quản lý chỉ cần nhắn “Ok”, “Đồng ý” hoặc “Duyệt”. Kết quả: AI sẽ tự động cập nhật ngày hạn chót mới sau khi có sự đồng ý của Quản lý.
Đổi người thực hiện công việc
Nếu cần chuyển giao công việc cho đồng nghiệp khác:“Task [Tên task] chuyển cho @Tên_Người_Mới làm ạ”Kết quả: AI sẽ cập nhật người phụ trách mới trên hệ thống và thông báo vào nhóm.
Hủy công việc (Cancel)
Quản lý yêu cầu:“Task [Tên task] không cần làm nữa, hủy đi nhé”Kết quả: AI sẽ cập nhật trạng thái task trên hệ thống thành Hủy bỏ và thông báo vào nhóm.
4. Xem tiến độ công việc
Quản lý yêu cầu:“Tiến độ công việc”, “Danh sách công việc của @Anh A”Kết quả: AI sẽ liệt kê các công việc đã tạo kèm với trạng thái.
5. Hệ thống nhắc nhở tự động
Dựa trên thời gian nhắc nhở mà người dùng đã thiết lập, AI sẽ quét toàn bộ danh sách công việc và gửi thông báo tổng hợp vào nhóm Zalo:- Task quá hạn: Liệt kê các công việc đã qua hạn chót nhưng chưa báo hoàn thành.
- Task sắp đến hạn: Cảnh báo các công việc có hạn chót còn lại dưới 3 tiếng.
- Đối tượng nhắc tên: AI sẽ tag cả người giao và người nhận để cùng đôn đốc.
💡 Lưu ý để AI hiểu bạn tốt nhất
Sử dụng @mention
Luôn tag tên đồng nghiệp khi giao việc hoặc đổi người làm để AI định danh chính xác.Rõ ràng về thời gian
Cung cấp mốc thời gian cụ thể (ví dụ: 5h chiều nay, thứ 2 tuần sau, 30/10…).Tên Task
Khi muốn dời hạn hoặc đổi người, hãy nhắc lại tên công việc để AI không nhầm lẫn giữa các task khác nhau.Bước tiếp theo
Sau khi đã nắm được cách tương tác với AI:- Bắt đầu sử dụng trong nhóm Zalo của bạn
- Theo dõi các task được tạo tự động trên hệ thống Zalo-X Assistant
- Tùy chỉnh cài đặt nhắc nhở theo nhu cầu
Hỗ trợ
Nếu gặp vấn đề trong quá trình tương tác với AI:- Email: contact@agent-x.cx
- Kiểm tra trang “Hỗ trợ” trong ứng dụng
- Xem Câu hỏi thường gặp